Cariera De Bani

5 moduri de a opri e-mailul să vă preia ziua

Ce Film Să Vezi?
 
Sursa: iStock

Sursa: iStock

Puteți crește productivitatea la locul de muncă dormind suficient și prioritizând valorile, dar există și modalități de a deveni mai eficienți chiar și în timp ce vă aflați în frământarea e-mailului. E-mailul este un rău necesar pentru a face afaceri, chiar dacă alte site-uri sociale sau de gestionare a sarcinilor devin mai populare. Nu există încă un înlocuitor prea mare pentru e-mail, motiv pentru care McKinsey Global Institute a descoperit că oamenii petreceți 28% din fiecare săptămână de lucru gestionându-și căsuța de e-mail.

Oricât de mult ne-ar plăcea cu toții să reducem timpul pe care îl petrecem prin e-mail, de fapt, acest lucru poate fi foarte dificil. Un studiu realizat de Grupul Radicati , o firmă de cercetare a pieței de tehnologie cu sediul în Palo Alto, Ca., a constatat că aproximativ 107,8 miliarde de e-mailuri au fost trimise și primite pe zi în 2014 în scopuri comerciale la nivel mondial. Se așteaptă ca acest număr să crească la 139,4 miliarde de e-mailuri pe zi până în 2018. Pentru utilizatorii individuali de afaceri, acest lucru se reduce la aproximativ 121 de e-mailuri pe zi în 2014, o cifră estimată să crească la 140 de e-mailuri pe zi până în 2018.

Deci, cum să îmblânzim fiara? S-ar putea să aveți deja un sistem de e-mail - sau sperați cu disperare să vă ocupați de unul în curând. Unele dintre cele mai eficiente trucuri pentru a obține controlul asupra căsuței de e-mail, așa cum sugerează experții, sunt puțin neortodoxe. Iată cinci sfaturi pentru a fi mai productivi - atât la locul de muncă, cât și acasă - abordând e-mailul dvs. puțin diferit.

Sursa: iStock

Sursa: iStock

1. Nu amestecați e-mailul cu cafeaua de dimineață

De fapt, nu amestecați e-mailul cu activitățile primare de dimineață. Înainte să ne acuzați de o erezie totală, ascultați-ne. Dacă vă verificați căsuța de e-mail imediat dimineața, fie de la pat, fie de la deplasarea la serviciu, vă setează automat să reacționați la ziua dvs. și nu vă permite să stabiliți priorități în mod clar.

David Finkel, coautor al cărții Scală: șapte principii dovedite pentru a vă dezvolta afacerea și a vă recupera viața , a scris într-o postare pentru Inc. ca prima parte a zilei dvs. să fie folosită pentru lucrări foarte concentrate, fără e-mail. „Privind statisticile clienților noștri de business coaching, șansele sunt că, dacă verificați e-mailul mai devreme, veți avea o proporție ridicată din zilele dvs. deraiate de incendii urgente, dar cu valoare redusă, care ar fi putut aștepta [ed] 1-3 ore pentru să te descurci ”, a scris el.

Dacă nu reacționați la e-mailuri - oricât de urgente ar părea în acel moment - vă puteți pregăti pentru o zi mai calmă și mai simplificată. Tim Ferriss, autorul cărții Săptămâna de lucru de 4 ore , explicat TIME cum funcționează acest lucru pentru el. „Încerc ca primele 80 până la 90 de minute din ziua mea să varieze cât mai puțin posibil”, a spus Ferriss. „Cred că este necesară o rutină pentru a te simți controlat și non-reactiv, ceea ce reduce anxietatea. Prin urmare, te face și mai productiv. ”

Știm cât de imposibil ar putea suna acest lucru. Dacă vă simțiți deja la curent pentru că v-am spus să ignorați obligațiile de a vă verifica e-mailul la fiecare cinci minute, nu sunteți singur. A studiu a 205 de adulți desfășurată în 2012 a constatat că activitățile legate de muncă, cum ar fi verificarea e-mailului, sunt mai dependente decât să-ți permiți fumatul sau consumul de alcool.

Vom afla cum vă satisfaceți soluția de e-mail (și cerința reală de a vă verifica căsuța de e-mail). Dar dacă vă opuneți dorinței de a începe cu e-mailul, vă puteți pregăti pentru o zi mai productivă în general.

Sursa: iStock

Sursa: iStock

bob "bestia" sapp

2. Introduceți intervalele orare de e-mail în calendarul dvs.

Trebuie să vă verificați e-mailul cândva, dar încercați să configurați anumite momente ale zilei când verificați căsuța de e-mail, în loc să aveți un flux constant de notificări. (Aceasta este cealaltă avertizare la acest sfat: notificările sunt o problemă. Rezistați dorinței de a le configura pe desktop sau pe telefon, deoarece este probabil că veți fi deviat de fiecare dată când apare o alertă prin e-mail.)

A avea o rutină pe tot parcursul zilei și a te respecta cât mai mult posibil duce la o productivitate mai mare, a spus Ferriss TIME. „Îi încurajez pe oameni să dezvolte rutine, astfel încât luarea deciziilor lor să fie aplicată doar celor mai creative aspecte ale muncii lor sau oriunde se întâmplă să mintă talentul lor unic”, a spus el. Configurați un bloc de timp de două ore sau pași mai scurți și puncte mai frecvente în timpul zilei, când veți verifica căsuța de e-mail. Colaboratorul Forbes, Jayson DeMers, scrie că, dacă sunteți încă îngrijorat de lipsa unui e-mail critic, configurați un răspuns automat care să le spună oamenilor când veți verifica căsuța de e-mail, dar și cum să vă contactați telefonic dacă problema este cu adevărat urgentă.

Acest lucru ar putea părea o mulțime de muncă doar pentru a evita un e-mail sau două care necesită câteva minute pentru a vă adresa pe tot parcursul zilei. Deși ar putea fi cazul, acele minute se adună mai repede decât crezi. A studiu detaliat de Gallup în 2006 este datat, dar conține informații cruciale găsite de cercetătorii de la Universitatea din California, Irvine. Când sunteți întrerupt în timpul zilei de lucru, fie dintr-un apel telefonic, e-mail sau alt articol, este nevoie de o medie de 23 de minute și 15 secunde pentru a reveni la sarcina pe care o îndeplineați inițial. S-ar putea să pară un răspuns rapid aici sau acolo, dar acele minute valoroase dispar repede.

Sursa: Thinkstock

Sursa: Thinkstock

jucător central pentru raze Tampa Bay

3. Petreceți ultima secțiune a zilei dvs. trimițând e-mailuri

Când mai aveți doar câteva minute din ziua de lucru, nu petreceți fiecare minut răspunzând la e-mailurile care pot aștepta până mâine. Într-un articol despre ce fac oamenii de succes în ultimele 10 minute din ziua lor, Business Insider găsit că răspund doar la e-mailurile care sunt cu adevărat critice. 'Acesta este momentul în care abilitățile dvs. de gestionare a timpului sunt puse la încercare', a declarat Lynn Taylor, expert național la locul de muncă, pentru site-ul web. „Oamenii de succes pot decide ce necesită un răspuns și ce poate aștepta.”

Ultimele momente ale schimbului dvs. nu sunt timpul pentru a merge înainte și înapoi într-un schimb de e-mailuri cu colegii de muncă despre subiecte sensibile sau probleme care ar putea dura ceva timp pentru a le rezolva. Taylor sugerează să stabiliți o oră specifică a doua zi pentru a aborda problema, când niciunul dintre voi nu se simte grăbit și ați avut timp să vă gândiți la soluții. Deși sfârșitul unei zile lungi s-ar putea să nu fie niciodată momentul pentru a lucra la o problemă pe scară largă, cu siguranță nu este momentul să încercăm să o abordăm prin e-mail.

Acestea fiind spuse, probabil că la sfârșitul fiecărei zile există probabil niște capete libere care pot fi abordate rapid sau apar probleme urgente care necesită un răspuns imediat. Economisiți-vă energia pentru aceștia și hotărâți-vă să puneți e-mailurile rămase pe lista de lucrări pentru ziua următoare. Totuși, dacă constatați că trebuie să eliminați continuu e-mailurile pentru mâine, ar putea fi o idee bună să extindeți orele stabilite pe care le adresați e-mailului pe tot parcursul zilei. În acest fel, este deja integrat în programul dvs.

Sursa: iStock

Sursa: iStock

4. Nu vă fie teamă să ridicați telefonul

E-mailul a înlocuit o mulțime de apeluri telefonice efectuate zilnic pentru operațiuni comerciale, dar asta nu înseamnă că un apel telefonic este complet exclus. De fapt, de cele mai multe ori va trece încă peste un lanț lung de e-mail și va dura jumătate din timp.

„Dacă sunteți implicat într-o conversație frustrantă înainte și înapoi prin e-mail din cauza înțelegerii tulburi de ambele părți, ridicați telefonul sau vorbiți personal” Finkel sfătuiește în coloana Inc. Cheia este de a elimina frica, incertitudinea sau îndoiala. Dacă nu puteți face acest lucru într-un simplu e-mail sau două, scrie Finkel, este mai bine să ridicați telefonul și să urmați ulterior un e-mail, dacă este necesar. Acest lucru este important mai ales dacă lucrați ca manager sau lider de echipă, atunci când punctul dvs. de vedere trebuie clarificat.

Evitați potențialul de neînțelegeri, în special cu privire la subiecte sensibile sau decizii de afaceri, fiind proactiv și făcând apelul în schimb. Probabil că va părea puțin mai consumator de timp în acest moment, dar veți ajunge să fiți mai eficienți pe termen lung. Tonul tău va fi clar, la fel și intenția ta. De asemenea, veți avea șansa să legați întrebări sau nelămuriri care altfel ar putea primi încă 10 e-mailuri.

Sursa: iStock

Sursa: iStock

5. Folosiți eficient filtrele de e-mail

Dacă utilizați o platformă de e-mail precum Gmail sau Thunderbird, căsuța de e-mail conține deja filtre încorporate pe care le puteți personaliza pentru a sorta în prealabil e-mailul. În alte cazuri, puteți configura comenzi pentru a accesa anumite dosare din căsuța de e-mail. Folosiți aceste instrumente în avantajul dvs., recomandă DeMers în postarea Forbes.

În primul rând, filtrați e-mailurile critice în dosare precum „Necesită răspuns” și „Necesită acțiune”. Acesta va fi probabil ceva pe care îl sortați singur, cu excepția cazului în care există cuvinte cheie în titlurile subiectului care vor semnaliza acest lucru automat. În acest fel, trebuie să accesați acele dosare la o anumită oră a zilei pentru a ști exact ce e-mailuri necesită acțiune.

Dincolo de aceasta, există reguli de e-mail pe care le puteți configura, care vor simplifica conținutul. DeMers sugerează plasarea automată a buletinelor de știri sau a abonamentelor de e-mail într-un folder „To Read” automat, astfel încât să le puteți cerceta pe măsură ce aveți timp. E-mailurile la care accesați numai pot merge într-un alt dosar, deoarece probabil că nu va trebui să întreprindeți acțiuni specifice în legătură cu acestea. Și, în cele din urmă, DeMers vă sugerează să înregistrați toate e-mailurile personale care vin în contul dvs. de afaceri într-un alt fișier pentru a le citi mai târziu.

Dacă compania dvs. folosește platforma Gmail, postări de blog precum unul de la Real Business oferiți sfaturi despre modul de configurare eficientă a filtrelor, în orice mod doriți.

Mai multe din Foaia de trucuri pentru finanțe personale:

  • 5 Întrebări pentru interviul de locuri de muncă la care oamenii nu doresc să răspundă
  • 5 greșeli din carieră pe care le puteți recupera
  • 9 Date noi despre modul în care adolescenții folosesc rețelele sociale de top

Urmăriți-o pe Nikelle pe Twitter @Nikelle_CS